Prozesse automatisieren mit Power Automate – Beispiele aus der Praxis

In der heutigen Geschäftswelt zählt jede Minute. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen effizient zu arbeiten. Genau hier setzt Microsoft Power Automate an: Es hilft dabei, repetitive Aufgaben zu automatisieren – schnell, sicher und ohne Programmierkenntnisse.

In diesem Beitrag zeigen wir dir anhand von echten Beispielen aus der Praxis, wie Unternehmen mit Power Automate Zeit sparen, Fehler reduzieren und Workflows modernisieren konnten.

Was ist Power Automate?

Power Automate ist ein Tool aus der Microsoft Power Platform, mit dem man manuelle Prozesse automatisieren kann – etwa durch sogenannte „Flows“. Diese können einfache Aufgaben (z. B. automatische E-Mail-Benachrichtigungen) oder komplexe Abläufe (z. B. Genehmigungsprozesse, Datenintegration zwischen Tools) abbilden.

3 Automatisierungen aus der Praxis

1. Automatisierte Support-Protokolle mit PCvisit & Dataverse

Problem:
Ein IT-Unternehmen erhält täglich Supportanfragen über PCvisit. Die Dokumentation dieser Fälle wurde manuell in eine Datenbank übertragen – ein zeitraubender und fehleranfälliger Prozess.

Lösung:
Mittels Power Automate wird jede E-Mail von PCvisit automatisch ausgelesen. Die relevanten Daten wie Ticketnummer, Kundenname, Supportdauer und Beschreibung werden extrahiert und direkt in Dataverse gespeichert. So entsteht automatisch ein vollständiges Support-Log.

Vorteil:
 Zeitersparnis pro Tag: ~45 Minuten
 Bessere Nachverfolgbarkeit & saubere Datenbasis

2. Automatische Angebotserstellung & Dokumentation

Problem:
Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt Angebote in Excel, muss sie dann manuell ins ERP übertragen und die Daten nochmals ins CRM einpflegen.

Lösung:
Ein Flow übernimmt den gesamten Ablauf: Sobald ein Angebot abgeschlossen wird, werden die Kundendaten, Produktkonfigurationen und Preisdetails automatisch ins ERP und Dynamics 365 übergeben. Gleichzeitig wird das Angebot als PDF generiert und im Kundenordner auf SharePoint abgelegt.

Vorteil:
 Keine Doppelerfassung mehr
 Alle Angebote zentral dokumentiert

3. Urlaubseinträge automatisch im Kalender & Teamchat

Problem:
Urlaubsanträge werden per E-Mail gestellt und oft vergessen oder nicht korrekt in den Kalender übertragen.

Lösung:
Ein Power Automate-Flow erstellt aus einem genehmigten Antrag automatisch einen Kalendereintrag, informiert das Team über Microsoft Teams und aktualisiert eine gemeinsame Abwesenheitsliste.

Vorteil:
 Volle Transparenz für alle
 Weniger Koordinationsaufwand

Warum sich Automatisierung für KMUs lohnt

• Skalierbarkeit: Einmal erstellte Flows funktionieren unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
• Sicherheit: Prozesse werden einheitlich und nachvollziehbar abgearbeitet.
• Produktivität: Teams konzentrieren sich auf das Wesentliche statt auf Routineaufgaben.

Fazit: Kleine Automationen – grosse Wirkung

Schon mit wenigen gezielten Automatisierungen lassen sich Stunden an Arbeitszeit pro Woche einsparen. Power Automate ist ein mächtiges Werkzeug für KMUs, die effizienter arbeiten, Fehlerquellen eliminieren und ihre IT intelligent vernetzen möchten.

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